Wer heute zwischen 25 und 65 Jahren alt ist (und das Glück hat, mit 65 Jahren in Rente zu gehen), wird 80 % seiner Lebenszeit am Arbeitsplatz verbringen. Und der Arbeitsplatz ist auch ein Ort, an dem wir als Menschen lernen, etwas erreichen, reifen und uns weiterentwickeln. Aber dennoch ist der Arbeitsplatz wahrscheinlich der Ort, an dem wir uns am wenigsten zu Hause fühlen. Lassen Sie uns einen kleinen Versuch durchführen. Schauen Sie sich einmal in Ihrem Büro um, und stellen Sie sich die Frage, ob Sie sich wohlfühlen. Können Sie hier Ihre Fähigkeiten voll ausschöpfen? Sie haben die Frage verneint? Dann lesen Sie weiter, denn wir haben eine Lösung für Sie.
Das Büro für Sie konzipieren
Gestalten Sie Ihr Büro um. Ja, das hört sich albern an. Schließlich ist die Büroeinrichtung in der Regel das Letzte, an das wir denken, wenn es um die Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität geht; und dennoch ist die Einrichtung tatsächlich eine Notwendigkeit. Häufig äußert sich diese „Notwendigkeit“ in einer stärkeren Konzentration auf die Möblierung anstatt auf das tatsächliche Design und dessen Beitrag zur Produktivität. Laut unserem Akademieexperten Jeremy Myerson hat der Arbeitsplatz in der Vergangenheit drei größere Veränderungen durchlaufen. Zunächst gab es das traditionelle Büro, das auch als tayloristisches Büro bezeichnet wurde. Das Modell dafür wurde in Fabriken konzipiert, und die Mitarbeiter hatten keinen Einfluss darauf. Dann kam das kooperative Büro der 1950er-Jahre. Die Hierarchie trat etwas in den Hintergrund, um Raum für Geselligkeit zu schaffen. Und schließlich wurde nach der Jahrtausendwende das besser für Digitaltechnik geeignete Büro mit offenen Räumen eingeführt, um den Mitarbeitern eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen. Diese Entwicklung zeigt bereits, dass wir im Zeitverlauf immer stärker anerkennen werden, dass die Arbeitsproduktivität direkt mit der Arbeitsumgebung zusammenhängt.
In der heutigen Zeit haben einige große Unternehmen bereits spezielle Designstrategien für ihre Büros entwickelt – und sie haben Erfolg damit. Zum Beispiel Google: Dort werden den Mitarbeitern weltweit die besten kostenlosen Sozialleistungen geboten. Angefangen bei der Kantine über Ruhebereiche, Sporthallen, Mitfahrgelegenheiten bis hin zu Spielzimmern – bei Google gibt es einfach alles. Dies wurde so gut angenommen, dass Google sich zum neuen „Amerikanischen Traum“ entwickelt hat. Alle Neulinge auf dem Markt und auch die älteren Generationen träumen davon, eines Tages einen Job bei einem der mächtigsten Unternehmen der Welt zu ergattern.
Wenn das Design der Schlüssel zum Büro mit optimaler Produktivität ist, welche Konsequenzen kann es dann haben, der Schulung keine Aufmerksamkeit zu widmen? Lernen ist ein Prozess, bei dem sowohl Zusammenarbeit als auch persönliche Konzentration eine Rolle spielen. Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig Learning-Lösungen einkauft, haben Sie wahrscheinlich in jedem Jahr hohe ROI-Erwartungen, die sie dann unter Umständen nur schwer erfüllen können. Möglicherweise fühlen sich Ihre Mitarbeiter nicht vollständig ihren Aufgaben verpflichtet oder entscheiden sich dazu, die erlernten neuen Techniken nicht zu verwenden. Vielleicht geben Sie ein kleines Vermögen dafür aus, eine gute Schulung zu planen. Aber wenn Ihre Mitarbeiter in ihren Büros nicht gut arbeiten können, werden sie trotzdem ständig enttäuscht sein. Ganz gleich, ob es sich um traditionelle Schulungen oder weniger disruptive Lösungen wie zum Beispiel „Just-in-Time- Learning“ handelt, muss die Arbeitsumgebung der Mitarbeiter so angepasst werden, dass diese ihr Tagesgeschäft gut verrichten können.
Hier ein paar Tipps für die Gestaltung eines produktiven Büros in Ihrem Unternehmen.
Aber wie soll es nun konkret aussehen?
Die Umgestaltung von Geschäftsräumen nimmt Zeit in Anspruch und setzt eine größere Investition voraus als lediglich den Einkauf weißer Schreibtische und schwarzer Schreibtischstühle beim Office-Bedarf- Händler in Ihrer Nähe. Sie werden sich einige Fragen über die Kultur Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens stellen müssen. Zum Beispiel:
- Möchten Sie die Transparenz fördern oder die Kameradschaft? Wie können Sie ggf. für Privatsphäre sorgen?
- Wie viel Platz ist wirklich notwendig? Wie können Sie das Büro flexibel gestalten?
- Wie sieht es mit Homeoffice aus? Sollten Sie es unterstützen?
- Wie stellen Sie sich den Empfangsbereich vor? Was sollten meine Geschäftsräume über mein Unternehmen aussagen?
Zunächst einmal müssen die Basiselemente umgestaltet werden. Ziel dabei sind Bequemlichkeit und Ergonomie, aber auch Anpassungsfähigkeit. Es muss den Mitarbeitern gefallen und gleichzeitig bequem sein. Geben Sie nicht der Versuchung nach, einfach ein Bürodesign aus einem Magazin zu kopieren. Dies wird nicht funktionieren. Stattdessen sollten Sie mit den Unternehmensmitarbeitern darüber sprechen, wie der Arbeitsplatz aussehen und sich anfühlen soll.
In den Geschäftsräumen sollten außerdem klar abgegrenzte Pausen- und Ruhebereiche vorhanden sein. Unser Experte Jeremy Myerson rät in diesem Zusammenhang zu einer organisatorischen Dreiteilung der Bereiche: Ich möchte sie die drei Ks nennen:Konzentrationsbereich, Kommunikationsbereich und Kontemplationsbereich.
Der Konzentrationsbereich sollte leise und nur schwach beleuchtet sein sowie einfachen Zugriff auf Informationen bieten, der Kommunikationsbereich sollte für jedes Team individuell gestaltet werden und die gemeinsame Arbeit an den laufenden Projekten ermöglichen, ohne dass ständig aufgeräumt werden muss. Der Kontemplationsbereich wird Ihnen möglicherweise merkwürdig vorkommen. Tatsächlich handelt es sich nicht um einen Arbeitsbereich, sondern um eine Ruheoase, in der die Mitarbeiter tagsüber ihren inneren Akku wieder aufladen können. Dieser Bereich sollte also technik- und lärmbelästigungsfrei sein. Er muss nicht teuer sein, sondern bequem und einladend.
Und schließlich sollte die Einrichtung der Geschäftsräume eine Bedeutung haben. Passen Sie das Design an die Kultur und lokale Identität Ihrer Mitarbeiter an. Wahrscheinlich haben Sie schon einmal von Unternehmen gehört, die in ihren lokalen Niederlassungen den Wiedererkennungswert fördern. Es hat sich aber in Studien gezeigt, dass dies in Wahrheit auf mehreren Ebenen kontraproduktiv ist, unter anderem auch für die Mitarbeiter. Wenn Sie die Geschäftsräume stattdessen mit regionaltypischen Kunstgegenständen ausstatten, schaffen sie eine persönlichere Atmosphäre, in dem sich die regionalen Mitarbeiter wohler fühlen. Sie können sich damit identifizieren und fühlen sich in ihrer Entscheidung bestätigt, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten.
Wer sich wohlfühlt, arbeitet besser
Beim Wohlbefinden am Arbeitsplatz vergessen wir häufig, dass der Geist mindestens so wichtig ist wie der Körper. Die folgenden Studienergebnisse helfen uns dabei zu verstehen, wie wir die Arbeitsumgebung verbessern können:
Es gibt drei Dinge, die von den Mitarbeitern stärker geschätzt werden als Geld: eine sinnvolle Tätigkeit, sich zum Unternehmen zugehörig zu fühlen und die Arbeit zu beherrschen.
Zunächst ist es wichtig, den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, für das, was sie sind, geschätzt zu werden. Richten Sie die Büros so ein, dass ein Zugehörigkeitsgefühl entsteht. Greifen Sie auch auf Elemente der lokalen Gemeinde zurück, und verwenden Sie kein Material, mit dem die Mitarbeiter sich nicht wohlfühlen. Um ein einfaches Beispiel zu machen: Ein Veganer sitzt nicht gerne auf einem Ledersofa. Sie können diesen Prozess auch auf wohltätige Aktivitäten und nachhaltige Entwicklung am Arbeitsplatz ausdehnen. Geben Sie den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, sich ihr eigenes Mittagessen in einer echten Küche am Arbeitsplatz zuzubereiten oder sich frische Früchte und Gemüse besorgen zu können. Dies sorgt für mehr Zufriedenheit, eine bessere Kommunikation und einen produktiveren Arbeitstag. Behalten Sie beim Design und bei der Organisation immer Ihre Mitarbeiter im Kopf.
Um alles richtig zu machen, müssen diese in die Umgestaltung der Geschäftsräume mit einbezogen werden. Fragen Sie sie nach Ihren Wünschen und Vorstellungen über eine ideale Raumaufteilung – holen Sie sich also Ideen von Ihrem Team ein. Wahrscheinlich werden Sie erstaunt sein, wie positiv dies die Mitarbeiterproduktivität beeinflussen wird.
Learning-Experience
Zusätzlich zur positiven Beeinflussung der Stimmung unter den Mitarbeitern wird die Umgestaltung der Geschäftsräume den entscheidenden Ausschlag dafür geben, dass Sie mit Ihren Schulungen die bestmöglichen Ergebnisse erzielen.
Die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen werden stärker motiviert sein. Dies hängt damit zusammen, dass Sie das Image Ihres Unternehmens an die Erwartung der Mitarbeiter anpassen. Auch ,und vor allem aber, werden die Auswirkungen auf die Learning-Experience gewaltig sein. Die Aufteilung in Kommunikations- und Konzentrationsräume wird für eine höhere Produktivität sorgen. Wenn die Lernenden stärker zusammenarbeiten sollen, müssen sie dazu in die Lage versetzt werden, für mehr psychische Ausgeglichenheit zu sorgen. Dann sollte es zu ernsten, transparenten Gesprächen kommen. Je mehr Mitarbeiter sich am Gespräch beteiligen, desto reibungsloser wird die Zusammenarbeit funktionieren und desto einfacher wird es, die Aufgaben schnell zu erfüllen. Es lassen sich dann leichter Fortschritte erzielen (für weitere Erläuterungen siehe 70-20- 10), und die Teams werden homogener.
Kurz gesagt: Ihre Mitarbeiter werden bessere Ergebnisse erzielen, indem sie in kürzerer Zeit größere Fortschritte schaffen. Abschließend möchten wir hervorheben, dass das Bürodesign auch eine entscheidende Rolle für die Mitarbeiterbindung spielt. In unserer heutigen schnelllebigen Zeit mit ihren ständig neuen Unternehmensstrukturen steht den Mitarbeitern überall auf der Welt immer häufiger die Flexibilität des Homeoffice zur Verfügung. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihr Unternehmen auch morgen noch dasselbe Potenzial hat wie heute, müssen Sie also die Anreize bei den Mitarbeitern so setzen, dass diese die physischen Geschäftsräume des Unternehmens gerne nutzen.